Pierwsza strona
Horizon w Polsce


Wdrożenie systemu bibliotecznego HORIZON w Bibliotece Uniwersyteckiej w Poznaniu oraz w bibliotekach systemu biblioteczno - informacyjnego Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
Artur Jazdon, Anna Rucińska-Nagórny

  • Początek prac w Bibliotece Uniwersyteckiej
  • Szkolenia
  • Wdrożenia
  • Konwersje z działających systemów do systemu HORIZON
  • Zmiany organizacyjne w Bibliotece Uniwersyteckiej spowodowane komputeryzacją
  • Aspekt ekonomiczny komputeryzacji
  • Dotychczasowe skutki i efekty wprowadzenia komputeryzacji
  • Perspektywy

  • POCZĄTEK PRAC W BIBLIOTECE UNIWERSYTECKIEJ

    W 1996 roku w Bibliotece Uniwersyteckiej powołano komórkę organizacyjną mającą bezpośrednio zajmować się wdrożeniem systemu bibliotecznego, Samodzielną Sekcję do Spraw Komputeryzacji, w której początkowo pracowały jedynie dwie osoby - kierownik sekcji, pełniący obowiązki bibliotekarza systemowego oraz informatyk.
    W 1997 zainstalowano w Bibliotece Uniwersyteckiej serwer, na którym oprócz bazy Biblioteki umieszczono bazy Biblioteki Akademii Muzycznej, Biblioteki Akademii Sztuk Pięknych oraz Biblioteki Raczyńskich.
    Przed zainstalowaniem bazy konieczne było ustalenie głównych parametrów działania systemu w bibliotece. Dlatego podczas cyklu spotkań z kierownikami oddziałów biblioteki ustalono ilości indeksów w bazie, kolekcje, rodzaje pozycji, klasy statystyczne oraz zasady działania wypożyczalni. Wypełniono arkusze preinstalacyjne według których firma DYNIX, wdrażająca system zaprojektowała bazę. Kolejnym krokiem było zainstalowanie stacji roboczych w bibliotece oraz w bibliotekach systemu biblioteczno-informacyjnego Uniwersytetu. Ogółem dostarczono 87 stacji roboczych. 57 zainstalowano w Bibliotece Uniwersyteckiej oraz 30 w bibliotekach sieci bibliotecznej UAM, co było równoznaczne z podjęciem decyzji o równoczesnym wdrożeniu systemu bibliotecznego w całej sieci bibliotecznej Uniwersytetu. Wspomnieć tutaj należy, że baza systemu miała być wspólna dla całego systemu bibliotecznego Uczelni. Dlatego niezwykle ważne było ustalenie już od początku zasad wspólnych dla wszystkich bibliotek. Poproszono przedstawicieli bibliotek systemu o wypełnienie części arkuszy przedinstalacyjnych. Zebrane informacje pozwoliły na wprowadzenie do bazy parametrów ustalonych przez biblioteki i traktowanie ich jako osobne lokalizacje. Ustalono system oznaczania kodami bibliotek, ich kolekcji, rodzajów pozycji, klas statystycznych pozycji itp.

    SZKOLENIA

    W 1997 rozpoczęto szkolenia pracowników. Początkowo przeszkolono grupę osób - pracowników Oddziału Opracowania Alfabetycznego Zbiorów oraz Oddziału Opracowania Rzeczowego Zbiorów - mających opracowywać rekordy bibliograficzne, rekordy pozycji oraz hasła przedmiotowe. W tym samym czasie wyżej wymienieni pracownicy uczestniczyli w kursach katalogowania z użyciem formatu USMARC oraz wykorzystaniem języka haseł przedmiotowych KABA organizowanych przez zespól bibliotek wdrażających system VTLS. Uczestniczyli również w stażach zawodowych w tych bibliotekach. Następnie rozpoczęto zakrojone na dużą skalę szkolenia pracowników bibliotek systemu bibliotecznego Uczelni. Przeszkolono grupę ok. 100 osób w pracy we wszystkich modułach systemu. Łącznie przeprowadzono ponad 2 tysiące godzin szkoleń. Kolejne szkolenia przeprowadzono dla pracowników Biblioteki Uniwersyteckiej dotyczyły modułu gromadzenia zbiorów, modułu udostępniania zbiorów, opracowania czasopism w formacie USMARC oraz obsługi modułu czasopism.
    Szkolenia wymienionych modułów związane były bezpośrednio z wdrożeniem tych modułów do pracy w bibliotece. Przeprowadzane były kilkuetapowo: począwszy od zaznajomienia pracowników z ogólnymi zasadami obsługi komputera, działania sieci bibliotecznej, internetu. Następnie przedstawiano zasady tworzenia bazy komputerowej, zasady tworzenia opisów, haseł wzorcowych, wyszukiwania, obsługę PAC. Szczegółowe szkolenia dotyczyły działania konkretnych modułów. W trakcie szkoleń podczas dyskusji z pracownikami wypracowywano metodę zastosowania systemu do obsługi konkretnych stanowisk pracy. Co związane było w efekcie ze zmianą organizacji pracy Oddziałów Gromadzenia Zbiorów, Opracowania Wydawnictw Ciągłych oraz Udostępniania Zbiorów.
    Pracownicy Biblioteki Uniwersyteckiej przygotowali również materiały szkoleniowe dotyczące zasad katalogowania w formacie USMARC wydawnictw zwartych i ciągłych, poradnik zasad wprowadzania zasobów wydawnictw ciągłych do systemu komputerowego i informatory dla czytelników dotyczące samodzielnego sprawdzania konta czytelniczego oraz wyszukiwania informacji w PAC.

    WDROŻENIA

    W pierwszym etapie, w roku 1998, rozpoczęto prace w module katalogowania od opracowywanie wydzielonego księgozbioru dydaktycznego, udostępnianego bezpośrednio w wypożyczalni. Spowodowane to było spodziewaną modernizacją wypożyczalni i udostępnieniem księgozbioru w wolnym dostępie do półek. Jednocześnie przeprowadzono selekcję księgozbioru głównego, zgromadzonego w magazynach zamkniętych pod kątem wyodrębnienia z niego podręczników i umieszczenia ich w księgozbiorze wypożyczalni. Od 1 stycznia 1999 roku zakończono opracowywanie księgozbioru w sposób tradycyjny, na kartach katalogowych i rozpoczęto katalogowanie nowych nabytków w systemie komputerowym.
    Uruchomiono również moduł gromadzenia zbiorów oraz częściowo moduł czasopism skupiając się głównie na tworzeniu opisów bibliograficznych czasopism bieżąco wpływających do biblioteki.
    Postanowiono, że w roku 1999 w module gromadzenia komputerowo opracowywane będą jedynie druki zwarte. Wydawnictwa ciągłe opracowywane będą w module gromadzenia po całkowitym wdrożeniu modułu czasopism co nastąpi w roku 2001. Pracownicy Oddziału Gromadzenia Zbiorów niezwykle szybko przystosowali się do pracy w nowym systemie. Od początku dała się zauważyć chęć do pracy w nowych warunkach oraz wzmożona współpraca z innymi działami biblioteki. Często również dzięki ich pomysłom można było znacznie usprawnić prace w bibliotece.
    Równolegle z pracami związanymi z wdrożeniem katalogowania wydawnictw zwartych postępowały prace dotyczące wdrożenia modułu czasopism w Bibliotece Uniwersyteckiej. Wdrożenie modułu czasopism przebiegało dużo wolniej. Związane to było z koniecznością przeprowadzania wielokrotnych intensywnych szkoleń w zakresie opracowywania bibliograficznego wydawnictw ciągłych. Co również do chwili obecnej nastręcza wiele trudności. Także obsada personalna oddziału okazała się zbyt mała dla sprostania tak dużemu zadaniu. Aby w pełni wprowadzić działanie modułu czasopism niezbędne jest wprowadzenie do bazy katalogowej wszystkich opisów bieżąco wpływających do biblioteki czasopism. Od początku roku 1999 rozpoczęto wprowadzanie do bazy opisów wydawnictw ciągłych na bieżąco wpływających do biblioteki. Początkowo opracowywano nowe tytuły wpływające do zbiorów. Następnie wprowadzano do bazy tytuły prenumerowane oraz wpływające drogą wymiany i na zasadzie egzemplarza obowiązkowego. Wszystkie tytuły wprowadzane są do bazy wraz z zasobem. Przewidziano, że na początku roku 2001 zakończy się intensywne prace katalogowe bieżąco wpływających wydawnictw i nastąpi wdrożenie całości modułu wraz z częścią modułu kontroli wpływów czasopism.
    Wdrażanie modułu udostępniania zbiorów rozpoczęto w lipcu 1999 roku. Prawie równolegle prowadzono prace związane z ustaleniem szczegółowych zasad udostępniania zbiorów w Bibliotece Uniwersyteckiej, szkolenia oraz rejestracja kont czytelników, którzy rozliczyli w całości stare konta. Pracownicy bibliotek systemu bibliotecznego we wrześniu 1999 roku zarejestrowali, posługując się listami dostarczonymi z dziekanatów, konta dla około 4 tys. studentów pierwszego roku studiów. Przed uruchomieniem modułu w październiku zarejestrowano ogółem ok. 20 tysięcy kont czytelniczych.
    W październiku 1999 roku, po oddaniu do użytku nowych pomieszczeń wypożyczalni, rozpoczęto w Bibliotece Uniwersyteckiej udostępnianie zbiorów w oparciu o system komputerowy. Pracownicy wypożyczalni szybko odczuli korzyści płynące z komputerowego systemu wypożyczeń, co związane było również z przejściem na udostępnianie księgozbioru dydaktycznego w wolnym dostępie do półek. Na początku roku 2000 rozpoczęto wydruki monitów. Na początek roku akademickiego 2000/2001 przewidziano uruchomienie możliwości samodzielnego zamawiania przez czytelników wypożyczonych pozycji.
    Równocześnie, po długich dyskusjach, podjęto decyzję o metodzie retrokonwersji dalszej części księgozbioru. Z uwagi na wielkość zbiorów (przeszło 4,4 mln. wol.) postanowiono opracowywać księgozbiór aktywny - zamawiany przez czytelników. Oznacza to, że każda po raz pierwszy wypożyczana książka z księgozbioru głównego zostaje poddana pełnemu opracowaniu przed wypożyczeniem jej czytelnikowi. Powoduje to konieczność oczekiwania na jej wydanie przez czytelnika około tygodnia. Zakładamy, że po roku pracy tą metodą około 60 % książek wypożyczanych przez czytelników będą stanowiły książki już opracowane w systemie.
    Równolegle z pracami w Bibliotece Uniwersyteckiej postępowały prace w sieci bibliotek zakładowych Uczelni. Od stycznia 1999 roku zaplanowano cykl wdrożeń do modułu katalogowania w bibliotekach systemu. Po półrocznym etapie wdrożenia w module katalogowania rozpoczęło działanie dwadzieścia osiem bibliotek, osiem bibliotek działa w module gromadzenia, trzy rozpoczęły udostępnianie zbiorów w systemie komputerowym. Dalsze wdrożenia w sieci bibliotek systemu uzależnione są w dużym stopniu od następujących elementów:
    - uzupełnienie lub modernizacja sprzętu komputerowego;
    - podłączenie kolejnych bibliotek do sieci uniwersyteckiej;
    - dokończenie instalacji lub aktywacja zamontowanych gniazd komputerowych;
    - dalsze szkolenia pracowników systemu bibliotecznego.

    KONWERSJE Z DZIAŁAJĄCYCH SYSTEMÓW DO SYSTEMU HORIZON

    Pięć bibliotek systemu prowadziło już swoje katalogi w systemie komputerowym SOWA. Opracowana została w nim znaczna część księgozbiorów bibliotek: Instytutu Historii, Instytutu Historii Sztuki, Wydziału Filologii Polskiej i Klasycznej, Instytutu Filologii Klasycznej, Slawistycznej. W roku 1999 przekonwertowano do systemu HORIZON zawartość bazy katalogowej Biblioteki Polonistycznej.
    W roku 2000 przewidziano do konwersji bazy komputerowe pozostałych bibliotek. Najtrudniejsze zadanie czeka nas w związku z konwersją zasobu Biblioteki Instytutu Historii. W bazie znajduje się około 150 tys. opisów, które należy sprawdzić po umieszczeniu w bazie docelowej. Następne zadanie to przeniesienie z istniejącej bazy do bazy docelowej kont czytelniczych Biblioteki Instytutu Historii wraz z zarejestrowanymi wypożyczeniami. Przy okazji wymienionych działań należy w miarę sprawnie połączyć ustalenia systemu SOWA z działaniem systemu HORIZON. Jeśli to możliwe zachować istniejące kody kreskowe, którymi już oklejono księgozbiór i zachować dotychczasowy układ księgozbioru zgodny z przyzwyczajeniami czytelników. Należy też starać się zachować istniejące hasła przedmiotowe.
    Prace związane z konwersją księgozbioru oceniamy jako najtrudniejsze z dotychczas wykonywanych.

    ZMIANY ORGANIZACYJNE W BIBLIOTECE UNIWERSYTECKIEJ SPOWODOWANE KOMPUTERYZACJĄ

    Pierwsze miesiące działania nowego systemu komputerowego odzwierciedlały w znacznym stopniu, stare procedury biblioteczne. Choć planowanie i instalacja systemu komputerowego była rezultatem wielu przemyśleń i dyskusji w gronie kierownictwa biblioteki to jednak skupiano się głównie na samym uruchomieniu systemu. Podkreślano wręcz, aby nie naginać wypracowanych przez długie lata procedur do schematu działania systemu. Jednak okazało się, że pewne zmiany są konieczne. Kierownictwo Biblioteki zdawało sobie sprawę, że aby uzyskać efekt rzeczywistej racjonalizacji pracy dzięki wprowadzeniu procesów automatyzacji konieczne jest przyjrzenie się bliżej sposobom w jaki sposób zorganizowana była praca w Bibliotece.
    Zaproponowano stworzenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie systemu w całym systemie biblioteczno -informacyjnym Uczelni.
    Za całość wdrożenia uczyniono odpowiedzialnym bibliotekarza systemowego, który zajmuje stanowisko wicedyrektora do spraw komputeryzacji systemu biblioteczno - informacyjnego. Wicedyrektor do spraw bibliotek zakładowych odpowiadał za organizacje współpracy bibliotek zakładowych z Biblioteką Uniwersytecką w zakresie komputeryzacji. Kierownik Oddziału Opracowania Alfabetycznego Zbiorów Zwartych odpowiedzialny został za moduł katalogowania i tym samym za poprawność opisów wprowadzanych do bazy. Za moduł udostępniania zbiorów uczyniono odpowiedzialnym Kierownika Oddziału Udostępniania Zbiorów. Głównie w zakresie ustalenia reguł udostępniania w całym systemie bibliotecznym. Pracownicy powiększonej w międzyczasie o dwa etaty Samodzielnej Sekcji ds. Komputeryzacji, zostali odpowiedzialni są za moduł czasopism oraz za moduł gromadzenia zbiorów. Kierownik Oddziału Opracowania Rzeczowego Zbiorów odpowiadał za poprawność haseł przedmiotowych wprowadzanych do bazy.
    Jak już wspomniano do pracy w systemie HORIZON przystąpiło wraz z Biblioteką Uniwersytecką dwadzieścia osiem bibliotek systemu bibliotecznego Uczelni i niebawem przystąpią kolejne. Dlatego niezbędnym było stworzenie mocnego systemu kontroli wprowadzanych danych oraz opieki merytorycznej dla bibliotekarzy bibliotek zakładowych. Kontrolę wprowadzanych opisów bibliograficznych oraz opiekę merytoryczną powierzono pracownikom Oddziału Opracowania Alfabetycznego Zbiorów. Każda z osób pracująca w Oddziale ma pod opieką dwie lub trzy biblioteki. Bibliotekarze jej podlegający mają prawo się z nią konsultować. Także osoba ta ma obowiązek sukcesywnie sprawdzać opisy bibliograficzne wprowadzane przez bibliotekarzy podlegających jej bibliotek. Podobnie zorganizowano opiekę merytoryczną i kontrolę wprowadzanych do systemu haseł przedmiotowych. Pracownicy Oddziału Opracowania Rzeczowego Zbiorów udzielają konsultacji i kontrolują hasła przedmiotowe tematycznie odpowiadające ich zakresowi pracy. Obie grupy pracowników Biblioteki Uniwersyteckiej prowadziły i będą prowadziły nadal szkolenia zaawansowane dla bibliotekarzy bibliotek systemu.
    Równie ważne było poczynienie pewnych ustaleń co do zasad postępowania w Bibliotece Uniwersyteckiej. Najważniejszym dla nas zagadnieniem było ustalenie drogi książki w bibliotece, rozpoczynając od momentu jej wpływu do biblioteki aż do ustawienia jej na półce w magazynie. Głównie zależało nam na wyeliminowaniu zbędnych, często powtarzających się czynności. Następnie postanowiono o zaniechaniu wypełniania tzw. druków obiegu książki, które okazały się zbyteczne. Po kilku miesiącach działania okazało się, że niezwykle ważną komórką w Bibliotece jest Sekcja Inwentarzy, która porządkuje działania systemu i jednocześnie wyłapuje zdarzające się pomyłki. Następnie postanowiono o zaniechaniu wypełniania ręcznego inwentarzy bibliotecznych. Od początku roku 1999 rejestracja majątku biblioteki odbywa się już tylko w systemie komputerowym. Sekcja Inwentarzy rozpoczęła drukowanie inwentarzy w oparciu o działający system.
    Przygotowując się do retrokonwersji zbiorów powołano w ramach Oddziału Katalogów Zespół do spraw retrokonwersji powierzając mu wraz z początkiem roku akademickiego 1999/2000 bardzo odpowiedzialne i pracochłonne zadanie opracowywania pozycji zwartych zamawianych przez czytelników. Jak już wspomniano czytelnik składając zamówienie na pozycje książkowe, otrzymuje je w pełni opracowane w systemie komputerowym. Również z początkiem roku akademickiego 1999/2000 wprowadzono komputerową rejestrację wypożyczeń dla studentów oraz dla osób, które uporządkowały zaległości w wypożyczeniach w starym systemie rewersowym.
    Kolejnym krokiem było przekształcenie Oddziału Opracowania Wydawnictw Ciągłych w Oddział Czasopism i Wydawnictw Ciągłych. Poprzednio Oddział Opracowania Wydawnictw Ciągłych zajmował się rejestrowaniem wpływów w inwentarzach, opracowaniem alfabetycznym wydawnictw ciągłych oraz uzupełnianiem gromadzonych zasobów na kartach katalogowych. Od roku 2000 poszerzono jego zakres działania o czynności związane z gromadzeniem wydawnictw ciągłych wzbogacając go etatowo o stanowiska pracy przeniesione z Oddziału Gromadzenia Zbiorów. W roku bieżącym planujemy opracowanie modelu gromadzenia, opracowania i udostępniania zbiorów specjalnych. Sadzimy, że również w tym zakresie uda nam się dokonać pewnych uproszczeń procedur bibliotecznych.

    ASPEKT EKONOMICZNY KOMPUTERYZACJI

    Przydział środków finansowych przez Fundację Mellona był bardzo ważnym etapem finansowania komputeryzacji, lecz nie jedynym. W kolejnych latach biblioteki systemu bibliotecznego oraz Biblioteka Uniwersytecka uzyskiwały poważne środki finansowe od władz Uczelni na dalsze finansowanie działań związanych z komputeryzacją. W pierwszym etapie było to sfinansowanie okablowania strukturalnego gmachu biblioteki oraz zakup urządzeń sieciowych. W kolejnych etapach Uczelnia finansowała: zakup dodatkowych stacji roboczych, terminali graficznych przeznaczonych do PAC, dodatkowego oprogramowania i przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych. Obecnie najważniejszą inwestycją Uczelni w zakresie komputeryzacji jest finansowanie retrokonwersji zbiorów w całym systemie bibliotecznym Uczelni.

    DOTYCHCZASOWE SKUTKI I EFEKTY WPROWADZENIA KOMPUTERYZACJI

    Już po dwóch latach od rozpoczęcia pracy z wykorzystaniem systemu komputerowego HORIZON dają się zauważyć znaczące efekty. Przede wszystkim nastąpiło ujednolicenie zasad katalogowania i klasyfikowania księgozbioru oraz powstanie wspólnej bazy katalogowej dla wszystkich bibliotek systemu bibliotecznego Uczelni. Umożliwiono przejmowania opisów bibliograficznych z innych systemów katalogowych. Ważne było wprowadzenie jednolitej karty czytelniczej dla całego systemu i w bibliotekach stowarzyszonych w Poznańskiej Fundacji Bibliotek Naukowych. Kolejnym efektem była możliwość śledzenia zamówień w module gromadzenia, co eliminuje dublowanie zakupów.
    Kolejna grupa zagadnień dotyczy zmian organizacyjnych i regulaminowych w Bibliotece Uniwersyteckiej. Jak już wspomniano powołano stanowisko zastępcy dyrektora do spraw komputeryzacji systemu biblioteczno - informacyjnego Uniwersytetu. Utworzono zespół do spraw komputeryzacji oraz przeorganizowano Oddział Czasopism i Wydawnictw Ciągłych. Wprowadzony w obecnym roku akademickim regulamin udostępniania zbiorów przewiduje możliwość wypożyczania książek z księgozbioru głównego wydanych po 1970 roku. Starszy księgozbiór jest udostępniany wyłącznie w czytelniach. Spowodowało to wzrost ilości pozycji zamawianych do czytelni.
    Wzmożona intensywność działań, szkolenia, częste spotkania zespołu spowodowały integrację bibliotekarzy i podniesienie poziomu ich kwalifikacji zawodowych.
    Na obecnym etapie wdrożenia systemu bibliotecznego obserwujemy wzrost obciążeń finansowych w budżecie centralnym i w budżetach poszczególnych jednostek w związku z realizacją nowych zadań.

    PERSPEKTYWY

    Na kolejne lata planujemy podjęcie następujących działań:
    - Wdrożenie w całości modułu czasopism w Bibliotece Uniwersyteckiej;
    - Wdrożenie systemu HORIZON w Oddziale Zbiorów Specjalnych;
    - Uruchomienie systemu zamawiania przez PAC;
    - Uruchomienie modułu zamawiania z magazynu zamkniętego;
    - Uruchomienie rejestracji wypożyczeń w czytelniach Biblioteki Uniwersyteckiej;
    - Dokończenie konwersji księgozbiorów z systemu SOWA;
    - Uruchomienie modułu udostępniania zbiorów w kolejnych bibliotekach systemu bibliotecznego;
    - Wdrożenie podsystemu LEKTURY w oparciu o system HORIZON.


    Początek strony | Powrót